Czy księgi spółki może prowadzić osoba niezatrudniona na etat, na przykład w ramach umowy zlecenie? – takie pytanie zadała mi pewna znajoma księgowa, gdyż takie rozwiązanie zaproponował jej nowy pracodawca…
Zmiany, które zaszły 10 sierpnia 2014 r. mające ułatwić dostęp do wykonywania niektórych zawodów regulowanych, objęły również ustawę o rachunkowości. Zniesiono wówczas obowiązek posiadania certyfikatu księgowego wydawanego przez Ministra Finansów, niezbędnego wcześniej do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Od listopada 2014 r. czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg mogą być wykonywane przez każdą osobą, która ma pełną zdolność do czynności prawnych pod warunkiem, że nie była ona skazana prawomocnym wyrokiem sądu za określone przestępstwa, np. przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu czy obrotowi gospodarczemu.
Wprowadzona zmiana zobligowała przedsiębiorców do zawierania umów ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzeniem usługowego prowadzenia ksiąg.
Zatem, kto może prowadzić księgi rachunkowe?
W myśl przepisów ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe danej jednostki mogą być prowadzone przez:
– pracownika zatrudnionego na umowę o pracę,
– przedsiębiorcę prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Powyższe informacje zawarte są w art. 11, który precyzuje, kto prowadzi księgi rachunkowe bądź komu mogą być one powierzone do prowadzenia:
Art. 11.
- Księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę.
- Jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych:
1) przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 76a ust. 3, lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 47, poz. 278, z późn. zm.3);
2) w przypadku jednostek sektora finansów publicznych – innej jednostce sektora finansów publicznych, na zasadach określonych w przepisach odrębnych.
Umowa o pracę silniej wiąże obie strony
- Umowa o pracę
Osoba zatrudniona na umowę o pracę na stanowisku głównej księgowej ponosi odpowiedzialność wobec pracodawcy z tytułu niewłaściwego wykonania obowiązków służbowych na gruncie przepisów kodeksu pracy (patrz: Dział IV KP Obowiązki pracodawcy i pracownika).
- Umowa zlecenie
Tę formę zatrudnienia regulują przepisy Kodeksu Cywilnego. Przedmiotem umowy jest wykonanie lub wykonywanie przez przyjmującego zlecenie określonej czynności prawnej (art. 734 K.c.) lub faktycznej (art. 750 K.c.) dla dającego zlecenie.
Istotne jest to, że decydując się na tę formę zatrudnienia zleceniobiorca nie ma obowiązku podporządkowania się poleceniom zleceniodawcy co czasu i miejsca wykonywania powierzonych czynności. Czyli to zleceniobiorca sam decyduje, kiedy wykona powierzone zadanie, a po jego wykonaniu przysługuje mu określone w umowie pełne wynagrodzenie. Może być ono pomniejszone jedynie wówczas, gdy zlecenie nie zostanie w pełni wykonane.
Księgowa bez odpowiedzialności prawnej
Zatrudnianie księgowych na umowę zlecenie jest bardzo często wybieraną formą zatrudnienia przez przedsiębiorców. Teoretycznie jest to możliwe, jeśli umowa między stronami nie dotyczy ksiąg rachunkowych. Wówczas nie widzę przeciwskazań do takich praktyk.
Chciałbym jednak w tym miejscu przypomnieć kwestie odpowiedzialności prawnej, o której wspomniałem wcześniej. Jeśli w przedsiębiorstwie księgowa pracuje na umowę zlecenie, to za wszelkie ewentualne jej błędy w księgach rachunkowych odpowiada kierownik danej jednostki.
Biuro rachunkowe jak Zawisza Czarny
Jeśli koszty utrzymania księgowej na etacie są dla przedsiębiorcy za wysokie i z tego powodu decyduje się na zawarcie z nią umowy zlecenia, jest to moment, w którym jego biznes jest podwójnie zagrożony. Bezpiecznie prosperująca firma nie ma nawet takich dylematów. (Bardzo prawdopodobne, że dlatego, iż już dawno zleciła prowadzenie księgowości wysokowykwalifikowanym specjalistom.) Wyobraźmy sobie sytuację, gdy redukcja kosztów w firmie dochodzi do działu finansowego, czyniąc z odpowiedzialności za księgi rachunkowe gorącego kartofla, którym wszyscy się przerzucają. Jest to ostatni dzwonek, by oddać w outsourcing cały proces księgowy.
Renomowane biuro rachunkowe przejmie pełną odpowiedzialność za rzetelny, przejrzysty i konsekwentny sposób prowadzenia ksiąg finansowych. Doradzi w sprawach podatkowych i pomoże w utrzymaniu płynności finansowej firmy. Dzięki temu przedsiębiorca będzie mógł się skupić na swoim biznesie i nie będzie się zastanawiał nad kwestiami personalnymi w dziale, którego w swoim biurze – jak się okazuje – nie potrzebował dla swojej działalności gospodarczej.